W zarządzaniu czasem i zwiększaniu efektywności w pracy z pomocą przychodzą rozliczne aplikacje, dzięki którym łatwo uporządkujesz zadania, stworzysz listę priorytetów, a Twój smartfon skutecznie przypomni Ci o zaległych sprawach. Brzmi jak plan idealny, ale tak nie jest.

Podstawowym problemem w zarządzaniu czasem jest sam proces zarządzania, który w niektórych przypadkach może być tak czasochłonny, że korzyści z planowania będą minimalne. Zatem jak nie wpaść w pułapkę nadmiernego planowania i odnieść realną korzyść z użytkowania aplikacji? Na to pytanie postaram się odpowiedzieć.

Dlaczego brakuje nam czasu?

Całkiem sporo osób pyta mnie jak to robię, że jestem taki zorganizowany i na wszystko mam czas (naprawdę rzadko odmawiam spotkań czy rundki w League of Legends z powodu braku czasu – zawsze znajdę dość bliski termin). Szczerze powiedziawszy nie wiem skąd to przekonanie, że jestem mistrzem organizacji, bo lepiej funkcjonuję raczej w chaosie. Niemniej rzeczywiście nie brakuje mi czasu zarówno na sprawy ważne jak i przyjemne.

Zastanawiałem się co sprawia, że ludziom notorycznie brakuje czasu i skarżą się, że nie mogą poświęcić go na przyjemności. Po przemyśleniach doszedłem do kilku prostych wniosków:

  1. Nie potrafimy ocenić co jest ważne, a co nie – czasem z pozoru błahe zadania mogą mieć duży wpływ na efektywność dalszej pracy. Ocena ważności spraw ma krytyczny wpływ na ilość posiadanego czasu do rozdysponowania.
  2. Nakładamy na siebie zbyt wiele – często słyszę, że zbyt wiele od siebie wymagam, ale na szczęście coraz częściej to nie prawda. Niestety zbyt wysokie wymagania stawiane sobie prowadzą do frustracji i spadku efektywności, a także do zwykłego przeładowania codziennego programu.
  3. Zbyt długo planujemy – po sieci chodzą takie teorie, że podział zadań na odpowiednio małe etapy pozwala na szybsze ich wykonanie i zwiększenie motywacji i efektywności w pracy. Zwolennicy tych teorii często zapominają, że szczegółowe planowanie wymaga czasu. Za szczególną patologię w tym zakresie uważam metodę w pełni rozwiniętą GTD. Podstawowym problemem tej metody jest jej wysoki poziom skomplikowania przy jednoczesnej łatwości zawalenia się planu i konieczności powtórzenia procesu zbierania zadań i planowania.
  4. Siedzimy na fejsie – dla wielu osób jest to największy problem. Zanim sprawdzimy wszystkie słodkie kotki wrzucone przez znajomych pojawiają się kolejne. W efekcie 5 minut relaksu zamienia się w kilka godzin obsuwy.

#Facebook obniża efektywność - łatwo zamienia 5 minut relaksu w kilka godzin obsuwy. Click To Tweet

Podejrzewam, że powyższa lista nie jest kompletna. Na pewno jest masa innych czynników, które powodują wieczny brak czasu, jednak to właśnie obserwuję najczęściej i prawdopodobnie wyeliminowanie tych problemów pozwoli na rozwiązanie zdecydowanej większości problemów.

Jak zarządzam czasem? Moje sposoby na efektywną pracę

Po rozpoznaniu głównych trudności, czas na rozwiązania, które dają mi dużego kopa. Myślę, że Tobie również powinny pomóc, choć z ostrożności muszę założyć, że nie zawsze ten sam zestaw rozwiązań przynosi identyczne efekty.

  1. Sprawy krytycznie ważne na początek – jeśli trzeba coś zrobić dziś, robię to w pierwszej kolejności. Nie ważne czy drugą, trzecia czy czwartą pozycję na liście jestem w stanie wykonać w pięć minut, a na tą najważniejszą potrzebuję 6 godzin. Wartościowanie spraw względem ważności, a nie czasu wykonania w moim przypadku sprawdza się zdecydowanie lepiej.
  2. Coś zajmuje mi 5 minut? Robię to w międzyczasie – praca nad jednym zadaniem przez kilka godzin nie jest ani przyjemna, ani efektywna. Przerywniki są ważne, dlatego warto wykorzystać do tego te zadania, które nasi „eksperci” określają jako „do it now”.
  3. Olewam rzeczy nieważne, a skupiam się na sprawach kluczowych – jest takie powiedzenie, „mam tyle roboty, że nie wiem co olać najpierw”. Niby to głupi mem, a tak naprawdę ważna mądrość życiowa. Sztuka olewania spraw nieważnych dała mi mnóstwo wolnego czasu na realizację innych projektów, które w danym czasie uważałem za ważne, których pojęcie czasem okazywało się kluczową decyzją.
  4. Układam jedynie ogólny plan działania – zawsze byłem dość samodzielny i mniej więcej wiedziałem co robić w danych sytuacjach. Dzięki temu w przypadku większego projektu mogę ułożyć jedynie ogólny plan działania, bez rozpisywania konkretnych części na czynniki pierwsze. W ostatnim artykule dotyczącym rebrandingu podałem tylko 15 punktów podczas gdy dla tak złożonego procesu w oparciu o popularne metody zarządzania czasem mógłbym podać ich nawet 150. Nie o to chodzi.

Jak pewnie zauważyłeś zasadnicza różnica między pierwszą, a drugą listą to brak ograniczeń w przeglądaniu social media na tej drugiej. Nie omieszkam się pochwalić się, że radzę sobie z tym całkiem dobrze. Zdaję sobie jednak sprawę, że możesz mieć z tym problemy, dlatego poniżej w liście aplikacji, z których warto korzystać znajdziesz odpowiednią pozycję, która pomoże Ci zwalczyć brzydki nałóg oglądania słodkich kotków na fejsie.

Korzystać z aplikacji czy nie?

Na początku tego tekstu poddałem pod wątpliwość korzyści z użytkowania aplikacji do zarządzania czasem. Problem z tego typu aplikacjami polega przede wszystkim na ich… mnogości. Blogerzy, producenci, dziennikarze, coachowie i inni „eksperci” polecają ich całe mnóstwo i nie ma w tym nic złego. Bolączką jest fakt, że wiele osób ulegając wielu autorytetom stosuje 5-6 aplikacji opartych o różne metody zarządzania czasem i w efekcie sama obsługa procesu „optymalizacji” pożera więcej czasu niż przynosi korzyści.

Mimo to korzystanie z aplikacji może przynieść konkretne efekty pod kilkoma warunkami:

  1. Wybierasz jedną lub dwie aplikacje – jedną aplikację główną, która służy do planowania, powiadamiania o zadaniach i pilnowania efektów, druga to aplikacja dodatkowa służąca do blokowania dostępu do facebooka, stron z kotkami i innych pierdół, które utrudniają pracę.
  2. Korzystasz z aplikacji regularnie, ale nie traktujesz jej jako świętości – żeby aplikacja była pomocna trzeba wyrobić sobie nawyk korzystania z niej. W przeciwnym wypadku będzie to kolejny bezużyteczny zapychacz i powód do wyrzutów sumienia z powodu niezrealizowanych, a zapisanych zadań. Z drugiej strony nie można traktować aplikacji jako świętości. Jeśli w ciągu 8-godzinnego dnia pracy zarządzanie zadaniami zajmuje 7,5h to coś jest nie w porządku.
  3. Aplikacja wspomaga Cię w tych obszarach, w których sobie nie radzisz – nie ma sensu instalowania aplikacji, która będzie prowadziła Cię za rękę podczas procesu parzenia herbaty czy robienia jajecznicy. Przydatność takich aplikacji jest podobna jak w przypadku aplikacji „Gdzie jest moja kupa” (za przeproszeniem nie będę linkował gówna – sprawdź w Google). Jeśli już zainstalowałeś aplikację do zarządzania czasem, wykorzystaj ją do rozpisywania i kontrolowania zadań, które dotychczas sprawiały Ci trudności i zajmowały zbyt dużo czasu. Przykładowo w moim przypadku rozpisywanie zadań i powiadomienia przydają się w przypadku wieloetapowych i długoterminowych projektach związanych z tworzeniem stron – często po pierwszym etapie prac nie wiem w co włożyć ręce, a planowanie pomaga mi ustalić kolejność zadań.

Z jakich aplikacji do zarządzania czasem warto skorzystać?

Na rynku jest sporo aplikacji i pewnie wiele z nich jest dobrych. Poniżej opiszę tylko trzy z których sam korzystam i które mogę polecić każdemu.

Nozbe to niewielka aplikacja typu GTD, która pozwoli Ci uporządkować zadania w projekty i będzie przypominała o nadchodzących zadaniach zarówno na komputerze, jak i tablecie czy smartfonie. Istnieją dwie wersje aplikacji – darmowa i płatna, przy czym do podstawowego użytku wystarcza ta pierwsza. Jeśli jesteś bardzo zajętym człowiekiem lub prowadzisz zespół projektowy, wersja premium pozwala tworzenie zadań współdzielonych, a także na tworzenie różnych rodzajów kont użytkownika, co może znacznie uprościć komunikację.

Uwaga: Jeśli zarejestrujesz się z tego linka, wówczas przy zakupie wersji premium na rok otrzymasz miesiąc użytkowania programu za darmo, a ja otrzymam prowizję za polecenie aplikacji.

Nozbe

Kolejną aplikacja to SelfControl – prosty program na MacOS do blokowania wszystkiego co Cię rozprasza. Ustawiasz listę nieporządanych rozpraszaczy, czas pracy i nagle okazuje się, że koty już nie wyłażą ze wszystkich stron i nie przeszkadzają w pracy.

Powyższych aplikacji używam na codzień i w zupełności mi wystarczają, lecz jest jeszcze jeden program, który mogę polecić do zarządzania zadaniami, choć prawdopodobnie nie do tego został stworzony. Panie i Panowie – przedstawiam Wam Microsoft Excel – potężny kombajn, który potrafi niemal wszystko. Wystarczy zrobić tabelkę ze sprawami, opracować formułę powiadomień i ustawić arkusz na autostart systemu. +5 punktów do kontroli i efektywności planowania gwarantowane.

Podsumowanie

Zarządzanie czasem, planowanie i klikanie w przycisk „wykonane” może pozytywnie wpłynąć na wydajność pracy, ale pod warunkiem, że robisz to z głową. Uleganie modzie na „time management z pewnością nie przyniesie oczekiwanych efektów, bo do tego trzeba sporo ćwiczeń, dyscypliny i przede wszystkim pracy.

I dlatego na koniec mam dla Ciebie ważne przesłanie – jakkolwiek nie optymalizowałbyś zadań i nie pracował nad efektywnością to SAMO SIĘ NIE ZROBI! Żeby stwierdzić, że coś zostało zrobione nieefektywnie najpierw trzeba to zrobić, a później ocenić efekty. W przypadku działań odwrotnych i w padnięcia w wir planowania efekty nigdy nie nadejdą.

P.S. Pytanie dnia: Czy korzystasz z aplikacji do zarządzania czasem? A jeśli tak to z jakich?

  • Firefly

    Dla mnie osobiście zdecydowanie wygrywa Trello – może wynika to z kwestii przyzwyczajenia, bo korzystam z niego głównie w pracy… Poza tym jest jedna duża przewaga natury finansowej – jest on za darmo. Jeśli chodzi o pozostałe zadania, raczej wolę robić sobie listy manualnie – w zeszycie czy na luźnej kartce. Tutaj co prawda nie mam możliwości powrotu do poprzednich zadań, jak w wersjach elektronicznych, ale więcej satysfakcji daje mi możliwość fizycznego wykreślenia jakiegoś obowiązku.

  • W dobie Facebooka jeśli ktoś przynajmniej zacznie korzystać z zwykłej listy nawet napisanej na kartce to może zaoszczędzić wiele godzin. Na pewno nie jeden miał tak, że tylko sprawdził co tam na FB i okazało się, że poleciały dwie godziny 🙂