Czyli przerost formy nad treścią w praktyce.

Popularnym stwierdzeniem w branży SEO, czy szerzej marketingu internetowego jest formułka „content is king”. Zupełnie inaczej jest jednak w przypadku różnego rodzaju prezentacji – treść może się nie przebić jeżeli nie jest zachowana odpowiednia forma.

Jak więc sprawić by prezentacja zachęcała, a słuchacze nie zasnęli? Jest na to kilka sprawdzonych sposobów, do których doszedłem w ciągu wielu lat praktyki począwszy od szkoły, przez studia, po projekty dla klientów i prezentacje na konferencjach.

Najważniejsza jest myśl przewodnia

Nie ma udanej prezentacji bez myśli przewodniej, która towarzyszy zarówno prelegentowi jak i słuchaczom. Myśl przewodnia może być tezą do udowodnienia, pytaniem, na które odpowiedzią są kolejne slajdy czy po prostu mottem. Najważniejsze, żeby słuchacz wiedział jaka jest myśl przewodnia już na początku prezentacji. W przeciwnym może nie zachować odpowiedniego skupienia lub po prostu się pogubić.

Dobra struktura to liniowa struktura

Prezentacja czy wykład to raczej prosta strzelanka niż rozbudowane RPG. Tu liczy się liniowa struktura, czyli taka w której każdy kolejny etap przybliża nas do realizacji celu. Oczywiście podczas wystąpienia może zdarzyć się sytuacja, w której poruszenie wątków pobocznych będzie konieczne, ale jestem przeciwnikiem umieszczania ich w prezentacji.

Prostym sposobem na zapewnienie liniowości jest przygotowanie planu prezentacji. Ten element nie tylko powinien znaleźć się praktycznie w każdej prezentacji*, ale także świetnie dyscyplinuje prelegenta. Na etapie tworzenia agendy widać bowiem wyraźnie, które elementy odstają od wątku głównego oraz gdzie pojawia się „luka fabularna”.

O ile w pierwszym przypadku sprawa jest prosta, bo wystarczy wyrzucić zbędne elementy, tak dodanie kolejnych nie zawsze jest możliwe. Ograniczenia czasowe bywają zbyt duże dlatego trzeba nauczyć się sztuki olewania nieistotnych rzeczy. Mówiłem już o tym przy okazji artykułu o zarządzaniu czasem i wciąż to podtrzymuję.

* – osobiście dopuszczam brak planu prezentacji w krótkich prezentacjach mających charakter reklamowy. W pozostałych przypadkach plan to podstawa.

Less is more

Dobra prezentacja, to taka, na której prawie nie ma tekstu. Optimum to 3 linijki na slajd i to dość dużą czcionką, czyli coś koło jednego zdania złożonego. No może dwóch krótszych zdań.

Z doświadczenia wiem, że nie zawsze jest możliwe aż takie ograniczenie. Jest jednak na to prosty trick. Mianowicie wykorzystuj pogrubienia. Nawet jeśli tekstu jest więcej, na pewno jest w nim kilka słów kluczowych, które zawierają myśl przewodnią slajdu.

Forma – zadbaj o fonty i kolory

Czcionki i dopasowanie kolorów to podstawa dobrze wyglądającej prezentacji. Nie raz zdarzyło mi się robić prezentacje bez żadnych grafik, które uchodziły za „piękne”. Było tak za sprawą odpowiedniego doboru fontów i kolorów.

Niestety nie sposób w krótkim artykule wyjaśnić jak dobierać kolory – tego po prostu trzeba się nauczyć. Musisz jednak pamiętać o prostej zasadzie – jeśli nie jesteś ekspertem, dobierz tylko 4 kolory: jasne tło (biel lub delikatna szarość), ciemny tekst (bardzo ciemna szarość lub czerń), kolor główny, i kolor dodatkowy (kontrastujący lub uzupełniający).

Ograniczenie się wyłącznie do 4 kolorów nie tylko zmniejsza ryzyko stworzenia tła godnego teledysku discopolo, ale częściowo ratuje nawet najmniej gustowne połączenia kolorystyczne.

Nieco prościej jest z czcionkami – powinny być dwie. Jedna bezszeryfowa (np. Arial), druga szeryfowa (np. Times New Roman). Pierwszej z tych dwóch czcionek używaj do nagłówków, drugiej zaś do treści.

Takie rozdzielenie znacząco zwiększa czytelność prezentacji i pozwala skupić się na najważniejszych elementach. Warto dodać, że szczególnie dobrze w czcionce szeryfowej wyglądają cytaty i wbrew pozorom dane w tabelach. Ponadto, moim zdaniem, ten typ czcionek lepiej prezentuje się z podkreśleniami, pogrubieniami, zakreśleniami niż czcionki bezszeryfowe. A te elementy są wręcz stworzone dla prezentacji.

Formy ciąg dalszy – listy i zdjęcia

Dobra prezentacja ma dużo zdjęć. Nie chodzi jednak o to, żeby upakować ich jak najwięcej, a zrobić to tak by korespondowały z tym co mówimy. Moją ulubioną techniką na efektowne prezentacje jest umieszczanie zdjęć z białym tłem na rogach prezentacji, tak by stanowiły jedynie niewielki fragment tła. Jeśli jednak wrzucasz „konwencjonalne” fotki pamiętaj o ramkach – programy do składania prezentacji mają w zanadrzu kilka podstawowych ramek i to wystarczy by oddzielić zdjęcia od tekstu.

Kolejny element, z którego warto korzystać to listy. Nie ważne czy użyjesz numerków, liter czy punktorów – listy świetnie układają treść i pomagają na wyróżnienie najistotniejszych elementów.

Oba te elementy z pozoru mają ze sobą niewiele wspólnego, ale po ciemnej stronie power pointa jest coś co je łączy. Są to gify, których absolutnie nie umieszczaj w prezentacji. Nie wyglądają ani ładnie, ani profesjonalnie, ani nikogo już nie śmieszą. Wyłącznie żenują.

Złe praktyki – czego bezwzględnie unikać?

Powyższe rady w zupełności wystarczą do stworzenia dobrej prezentacji. Jest jednak cała lista pokus, które niby mieszczą się w powyższych zaleceniach, a jednak nie powinny być stosowane:

  • Comic sans – za każdym razem gdy wydaje mi się, że nie trzeba tego tłumaczyć, jakiś prelegent/wykładowca wyprowadza mnie z błędu. Nigdy i nigdzie nie używaj tej czcionki!
  • Słabe zdjęcia – zdjęcia z ziemniaka nie nadają się do prezentacji. Te z kalkulatora również. Czasem lepiej dodać zdjęcie ze stocka, niż męczyć się z ziarnem w fotkach imprezy w zaciemnionym pomieszczeniu.
  • Cycki i kotki – jest grupa ludzi, która dodaje do prezentacji, mówiąc delikatnie, „z nieskromnymi kobietami szkice nastrojowe”. To nie jest profesjonalne podejście. Jeśli chcesz zrobić przerywnik to zadaj pytanie retoryczne lub wejdź w jakąkolwiek interakcję z słuchaczami. Cycki już nikogo nie szokują, ale wciąż u wielu osób powodują niesmak.
  • Ciemne tło – owszem, niby można, ale to sprawa dla zaawansowanych. Ciemne tło w 95% przypadków wygląda źle.

Podsumowanie – jeszcze jeden element

Zdaję sobie sprawę, że nie każdy jest w stanie opanować sztukę robienia dobrych prezentacji. To wbrew pozorom nie jest łatwe. Mimo to stosując kilka naprawdę prostych trików łatwo można dojść do poziomu, na którym nikt nie będzie mógł się przyczepić do słabości formy przekazu.

Niestety jest jeszcze jedno „ale”. Prezentacja to tylko podkład pod to co chcesz powiedzieć. Sposób w jaki mówisz, jak wchodzisz w interakcję z słuchaczami to 80% sukcesu. Prezentacja tylko 20%. Na szczęście nie każdy musi być ulubieńcem publiczności, a te 20% i odrobina przygotowania spokojnie wystarczą do zaspokojenia żądzy widowiska wśród kolegów ze szkoły, braci studenckiej czy nawet szefa, którego bardziej interesuje skuteczność czelendżowania kejsów niż Twoje zdolności oratorskie.